“AUDIT PADA SIKLUS PENGELUARAN”

The Expenditure Cycle

            Siklus pengeluaran (expenditure cycle) terdiri atas aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan akuisisi dan pembayaran barang serta jasa. Aktivitas utama dari siklus pengeluaran adalah (1) membeli barang dan jasa (transaksi pembayaran), dan (2) melakukan pembayaran (transaksi pengeluaran kas)

Tujuan Khusus Audit untuk Siklus Pengeluaran

Kejadian	Mencatat pembelian barang dan, jasa, aktiva produksi selama periode berjalan (EO1) Mencatat transaksi pengeluaran kas yang mewakili penerimaan kas selama periode berjalan (EO2) Mencatat retur pembelian mewakili barang yang dikembalikan selama periode yang berjalan (EO3)
Kelengkapan	Semua pembelian (C1), pengeluaran kas (C2), dan retur pembelian (C3) yang dibuat ketika periode berjalan telah benar-benar dicatat
Ketepatan	Semua pembelian (VA1), pengeluaran kas (VA2), retur pembelian (VA3) telah dinilai dengan menggunakan GAAP dan dijurnal, diikhtisarkan, serta diposting dengan benar
Pisah Batas	Semua pembelian (EO1 atau C1 ), cash disbursement (EO2 atau C2), dan retur pembelian (EO3 atau C3) telah dicatat dalam periode akuntansi yang benar
Klasifikasi	Semua pembelian (PD1), pengeluaran kas (PD2), retur pembelian telah dicatat dalam akun yang tepat

1.      Rasio Jumlah hari perputaran hutang usaha

Rumus (Rata rata hutang usaha :pembelian x 365)

Signifikansi Audit : Pengalaman sebelumnya atas jumlah hari perputaran hutang usaha dipadukan dengan pengetahuan tentang pembelian sekarang dapat bermanfaat dalam mengestimasi  hutang periode berjalan. Semakin pendek periode dapat menunjukkan masalah kelengkapan.

2.      Rasio Harga pokok penjualan terhadap hutang usaha

Rumus (Harga pokok penjualan : hutang usaha)

Signifikansi audit : jumlah ini akan berubah sekitar persentase yang sama dari tahun ke tahun, kecuali perusahaan mengubah kebijakan  pembayarannya

3.      Rasio Hutang sebagai persentase dari total aktiva

Rumus (Hutang usaha :total aktiva)

Signifikansi  audit :saldo hutang usaha diluar neraca bermanfaat dalam membandingkannya dengan data industri. Penurunan rasio ini yang signifikan dapat menunjukkan masalah kelengkapan.

4.      Rasio lancar (current ratio)

Rasio (Aktiva  lancar :kewajiban lancar

Signifikansi audit : kenaikan yang signifikan atas ratio lancar dibandingkan dengan pengalaman tahun sebelumnya dapat menunjukkan masalah kelengkapan. Namun rasio ini juga dapat dipengaruhi oleh perubahan akun aktiva.

5.      Rasio cepat (Quick ratio)

Rumus (Aktiva moneter lancar  : kewajiban moneter lancar)

Signifikansi audit : kenaikan yang signifikan atas rasio lancar dibandingkan dengan pengalaman tahun sebelumnya dapat menunjukkan masalah  kelengkapan. Namun rasio ini juga dapat dipengaruhi oleh perubahan akun aktiva

Mempertimbangkan komponen pengendalian internal

1.      Lingkungan pengendalian

Adanya sejumlah peluang bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dalam transaksi pemrosesan pengeluaran kas serta pembelian, dan penipuan pelaporan keuangan oleh manajemen atas saldo akun siklus pengeluaran, dapat menyebaban faktor lingkungan pengendalian seperti integritas dan nilai etis sangat penting dalam siklus pengeluaran. Agen pembelian mungkin mendapatkan tekanan dari penjual yang ingin, termasuk menawarkan pembayaran kembali , melakukan transaksi bisnis yang lebih besar dengan pemasok tersebut.

      Komitmen terhadap kompetensi manajemen harus dicerminkan dalam proses perekrutan pegawai, penugasan, dan pelatihan atas personil yang terlibat dalam pemrosesan transaksi pembelian serta pengeluaran kas, penyimpanan aktiva yang dibeli perusahaan dan pelaporan aktivitas siklus pengeluaran.

      Struktur organisasi klien dan manajemen penetapan kewenangan serta tanggung jawab atas aktivitas atau siklus pengeluaran harus dikomunikasikan secara jelas dan memberikan garis yang jelas tentang hubungan otoritas, tanggung jawab,serta pelaporan. Sebagai contoh hal yang sangat mendasar dalam mempelajari lingkungan pengendalian adalah memahami bagaimana manajemen bertanggungjawab atas penggunaan sumberdaya perusahaan. Jika manajemen terlalu dalam menetapkan terget laba, maka hal itu dapat menjadi pendorong untuk mensalahsajikan laporan keuangan. Dipihak lain, jika manajemen tidak bertanggungjawab atas penggunaan sumberdaya perusahaan, maka pegawai peusahaan tidak mungkin akan melaksanakan pengendalian internal dengan serius.

      Pemhaman tentang bagaimana manajemen bertanggungjawab atas penggunaan sumberdaya perusahaan merupakan hal yang beguna unutuk menentukan :

a.       Laporan yang digunakan manajemen untuk mengevaluasi review kinerja perusahaan

b.      Seberapa sering dan seberapa cepat laporan manajemen direview

c.       Keputusan yang didasarkan atas laporan itu

d.      Kebijakan perusahan untuk menindaklanjuti masalah yang berasal dari masalah utama

2.      Penilaian risiko manajemen

Penilaian risiko manajemen yang berkaitan dengan aktivitas siklus pengeluaran meliputi pertimbangan atas hal berikut:

a.       Kemampuan prusahaan dalam memenuhi kebutuhan arus kas untuk transaksi pembelian

b.      Kontinjensi kerugian yang berkaitan dengan komitmen pembelian

c.       Terus tersedianya perlengkapan yang penting dan stabilitas pemasok yang penting

d.      Pengaruh kenaikan biaya terhadap perusahaan

e.       Atensi perusahaan terhadap risiko terjadinya pembaayaran berganda

f.       Atensi perusahaan terhadap risiko kecurangan yang dilakukan oleh pegawai.

3.      Informasi dan komunikasi  (sistem akuntansi)

Merupakan hal yang penting untuk memahami aliran transaksi siklus melalui sistem akuntansi mulai dari pemrakarsaan transaksi hingga pencatatannya dalam buku besar dan pengikhtisarannya dalam laporan keuangan. Informasi penting yang harus dipahami auditor meliputi:

a.       Bagaimana pembelian, pembayaran, dan retur diawali

b.      Bagaimana transaksi pembelian diperhitungkan ketika barang dan jasa diterima ataau barang dikembalikan

c.       Catatan akuntansi, dokumen, akun dan file komputer apa yang digunakan dalam akuntansi untuk berbagai tahapan dari setiap transaksi siklus akun dan file komputer apa yang digunakan dalam akuntansi untuk berbagai tahapan dari setiap transaksi siklus pembelian

d.      Proses yang mengawali terjadinya pembayaran atas barang dan jasa

4.      Pemantauan

Beberapa jenis aktivitas pemantauan secara terus menerus atau periodik dalam komponen ini dapat memberikan manajemen informasi tentang keefektifan komponen pengendalian internal lainnya dalam mengurangi risiko salah saji yang berkaitan dengan transaksi dan saldo siklus pengluaran. Aktivitas pemantauan yang mengharuskan auditor mendapatkan pengetahuan apabila berlaku, mencakup, 1) umpan balik yang terus menerus dari pemasok perusahaan menyangkut setiap masalah pembayaran atau masalah pegiriman di masa depan, 2) komunikasi dari auditor eksternal tentang kondisi yang dapat dilaporkan atau kelemahan yang material atas pengendalian internal yang relevan, yang ditemukan selama audit sebelumnya, 3) penilaian periodik oleh auditor internal tentang kebijakan serta prosedur pengendalian yang berkaitan dengan siklus pengeluaran.  

Aktivitas Pengendalian – Transaksi Pengendalian

                        Hampir semua perusahaan yang memerlukan audit memiliki sistem akuntansi yang terkomputerisasi, sehingga memerlukan prosedur pengendalian yang terprogram. Ada 2 jenis pengendalian komputer:

·         pengendalian umum

·          pengendalian aplikasi

            Prosedur yang digunakan oleh auditor tersebut akan memberikan suatu pertimbangan        untuk :

◦      Memperoleh dan mendokumentasikan pemahaman atas pengendalian internal

◦      Melakukan pengujian pengendalian yang digunakan dalam membuat penilaian akhir atas resiko pengendalian untuk transaksi

           Dokumen Dan Catatan Yang Umum

•       Purchase requisition

     Permintaan pembelian berfungsi jika user yang memerlukan barang jarang berkomunikasi dengan bagian pembelian (purchasing), sehingga user yang memerlukan barang bisa meminta barang melalui program tanpa berhubungan atau meminta dari departemen pembelian (purchasing).

•       Purchase order

     Order pembelian merupakan dokumen untuk pencatatan data pemesanan barang perusahaan dari vendor. Order Pembelian ini digunakan untuk proses pemesanan barang. Dengan Order Pembelian yang efisien maka persediaan barang tidak akan kekurangan atau kelebihan.

•       Approved vendor master file

     file komputer yang berisi informasi tentang penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk membeli jasa dari serta melakukan pembayaran kepada yang bersangkutan

•       Open purchase order file

     file komputer tentang pesanan pembelian yang telah dikirim ke para pemasok tetapi barang atau jasa belum diterima

•       Receiving report

     dokumen yang mencatat barang - barang yang masuk atau diterima yang sebelumnya telah dipesana pada proses order pembelian. Pada proses ini disesuaikan data yang dipesan dan diterima.

•       Receiving file

     file komputer yang berisi informasi kuantitas persediaan yang diterima dari pemasok

•       Vendor Invoice

     tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang yang dikirim atau jasa yang diberikan, jumlah yang harus dibayar, termin pembayaran, serta tanggal tagihan tersebut

•       Voucher

     suatu formulir internal yang menyebutkan nama pemasok, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal pembayaran untuk pembelian yang telah diterima

•       Exception reports

     laporan yang berisi informasi tentang transaksi-transaksi yang diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih lanjut dengan pengendalian aplikasi komputer

•       Voucher summary

     laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses dalam suatu batch atau selama hari itu

•       Voucher register

     catatan akuntansi formal yang mencatat kewajiban yang telah persetujuan untuk dibayar

•       Purchase transactions file

     file komputer yang berisi data mengenai voucher yang telah disetujui atas pembelian yang telah diterima

•       Accounts payable master file

     file komputer yang berisi data tentang voucher yang belum dibayar yang telah disetujui

•       Suspense files

     file komputer yang menahan transaksi-transaksi yang belum diproses karena ditolak program aplikasi komputer

Aktivitas Pengendalian – Transaksi Pembelian

q  Pengajuan Pembelian, transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga yang independen

·         Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui

Proses penyetujuan pemasok yang akan mengirim barang dan jasa adalah pengendalian yang penting, terutama pada sistem akuntansi yang mengandalkan pengendalian komputer.

·         Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa

Permi ntaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang mendokumentasikan bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti eksistensi.

·         Pembuatan pesanan pembelian

Pesanan pembelian dapat diterbitkan setelah permintaan pembelian disetujui dengan benar. Pesanan pembelian berisi uraian yang jelas mengenai barang dan jasa yg dipesan, kuantitas, harga, dan nama serta alamat pemasok

q  Penerimaan barang dan jasa

Pesanan pembelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk menerima barang yang dikirim pemasok. Penerimaan ini menjadi bukti bahwa transaksi telah terjadi, maka harus di cek kesesuaian antara pesanan dan penerimaan.

·         Penerimaan barang

Laporan penerimaan bernomer urut ,dibuat setelah pesanan diterima, merupakan dokumentasi bahwa barang telah diterima dan kewajiban telah ditetapkan.

·         Penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan

Setelah barang diserahkan, tanggung jawab selanjutnya adalah menyimpan barang sebagai persediaan, pemisahan fungsi ini dapat mengurangi pemebelian yang tidak diotorisasi dan penyalahgunaan barang

·         Pengembalian barang ke pemasok

Retur terjadi jika barang tidak sesuai dengan pesanan atau barang rusak dan cacat.

q  Pencatatan kewajiban

Penerimaan barang dan jasa menimbulakan kewajiban bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. Pengendalian atas pencatatan meliputi

-          Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur penjual serta laporan penerimaan dan pesanan pembelian

-          Membandingkan tanggal laporan dengan tanggal pencatatan voucher

-          Melaksanakan pengecekan yang independen atas keakuratan matematis voucher dan faktur pemasok

-          Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan secara tepat dalam catatan akuntansi

-          Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dan menunjuk seseorang untuk memberi persetujuan atas pembayaran voucher

-          Memberi kode atas distribusi akun, dengan menunjukkkan akun aktiva atau beban yang harus didebet, ke voucher tsb.

-          Dokumen pendukung harus segera diberi tanda agar tidak bisa digunakan lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran

·         Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban

·         Pertanggung jawaban atas transaksi yang telah dicatat

PENGKAJIAN SUBTANTIF ATAS SALDO HUTANG USAHA

Hutang usaha merupakan kewajiban lancar terbesar dalam neraca dan merupakan faktor yang signifikan dalam menilai solvensi jangka pendek perusahaan,hutang usaha juga dipengaruhi oleh volume transaksi yang tiggi dan karenanya sangat rendah terhadap salah saji. Audit atas hutang usaha lebih ditekankan pada asersi kelengkapan daripada eksistensi.

PERANCANGAN PENGUJIAN SUBTANTIF

Tingkat risiko deteksi yang dapat diterima untuk setiap asersi laporan keuangan yang signifikan dicapai dengan mengumpulkan bukti dari pengujian subtantif yang dirancang secara tepat, termasuk prosedur analitis dan pengujian rincian.

Pengujian Rincian Transaksi

a)      Mengonfirmasi utang usaha

-          Mengidentifikasi pemasok utama dengan mereview register viuvher atau buku pembantu atau file induk utang usaha dan mengirimkan permintaan konfirmasi kepada pemasok dengan saldo yang besar, aktivitas yang tidak biasa, bersaldo kecil atau nol, dan bersaldo debet.

-          Menyelidiki dan merekonsiliasi perbedaa.

b)      Merekonsiliasi utang yang belum dikonfirmasi dengan laporan bulanan yang diterima klien dari pemasok.

Penyajian dan Pengungkapan

• Membandingkan penyajian laporan dengan GAAP

-          menentukan bahwa utang telah diidentifikasi dan diklafikasikan secara tepat menurut jenis dan periode pembayaran yang diperkirakan.

-          Menentukan apakah ada saldo debet yang signifikan secara keseluruhan sehingga harus direklasifikasi.

-          Menentukan ketepatan pengungkapan yang berkaitan dengan pihak yang mempunyai hubungan istimewa atau utang yang dijamin

-          Mengajukan pertanyaan kepada manajemen tentang eksistensi yang belum diungkapkan atau kewajiban kontinjen.